Nhiều doanh nghiệp đang dùng phần mềm kế toán băn khoăn liệu có cần chuyển sang ERP hay không, và thậm chí không chắc hai khái niệm này khác nhau ở đâu. Sự nhầm lẫn là dễ hiểu, bởi cả hai đều xử lý dữ liệu tài chính. Tuy nhiên, đây là hai loại công cụ phục vụ những mục tiêu khác nhau. Hiểu rõ ranh giới sẽ giúp bạn chọn đúng giải pháp cho giai đoạn phát triển của mình.
Phần mềm kế toán giải quyết bài toán gì?
Phần mềm kế toán tập trung vào việc ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ tài chính: hạch toán, theo dõi công nợ, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và Thông tư 200. Đây là công cụ chuyên sâu cho bộ phận kế toán, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và quản lý sổ sách chính xác.
Với một doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và ít phòng ban, phần mềm kế toán thường đã đủ đáp ứng. Nó làm tốt phần việc của mình, nhưng cũng dừng lại ở đó: phạm vi của nó là tài chính, không phải toàn bộ hoạt động vận hành.
ERP mở rộng đến đâu?
ERP bao trùm kế toán như một phân hệ trong tổng thể, đồng thời kết nối nó với các nghiệp vụ khác như bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất và nhân sự. Sự khác biệt cốt lõi là tính liên thông: trong ERP, một nghiệp vụ bán hàng không chỉ tạo bút toán mà còn tự động cập nhật tồn kho, công nợ và kế hoạch mua hàng cùng lúc.
Nói cách khác, phần mềm kế toán trả lời câu hỏi tình hình tài chính ra sao, còn ERP trả lời câu hỏi toàn bộ doanh nghiệp đang vận hành thế nào. Một bên là một mảnh ghép, một bên là bức tranh hợp nhất.
Phần mềm kế toán ghi lại điều đã xảy ra với tiền. ERP cho bạn thấy toàn bộ guồng máy tạo ra dòng tiền đó đang chạy ra sao.
Những khác biệt chính cần nắm
Để dễ hình dung, có thể tóm tắt sự khác biệt giữa hai loại công cụ qua một vài khía cạnh:
- Phạm vi: phần mềm kế toán tập trung vào tài chính, ERP bao trùm nhiều nghiệp vụ liên phòng ban.
- Dữ liệu: kế toán xử lý dữ liệu tài chính, ERP hợp nhất dữ liệu toàn doanh nghiệp trên một nền tảng.
- Người dùng: phần mềm kế toán chủ yếu phục vụ bộ phận kế toán, ERP phục vụ nhiều phòng ban cùng lúc.
- Mục tiêu: kế toán hướng đến tuân thủ và sổ sách, ERP hướng đến quản trị và tối ưu vận hành.
Khi nào nên chuyển từ phần mềm kế toán sang ERP?
Dấu hiệu rõ nhất là khi dữ liệu tài chính tách rời khỏi vận hành thực tế, khiến kế toán phải liên tục đối chiếu với kho, bán hàng và mua hàng một cách thủ công. Khi đó, phần mềm kế toán dù tốt đến đâu cũng không thể tự mình lấp khoảng trống liên thông giữa các bộ phận.
Lúc này, ERP không thay thế vai trò của kế toán mà nâng nó lên một tầm mới, đặt nghiệp vụ tài chính vào trong dòng chảy chung của doanh nghiệp. Viberp của Vibe Solutions kế thừa đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo chuẩn mực Việt Nam, đồng thời mở rộng sang các phân hệ vận hành khác, giúp doanh nghiệp chuyển đổi mượt mà mà không phải đánh đổi sự chính xác về sổ sách.
